Virtual Data Room wykorzystuje coraz więcej firm na całym świecie. I trudno się temu dziwić — w świecie cyfrowej rewolucji bezpieczne przechowywanie, udostępnianie i zarządzanie danymi stało się nieodzowną częścią prowadzenia biznesu. To właśnie rozwiązania VDR są gwarancją przeprowadzenia bezpiecznych przejęć, audytów czy fuzji. Z drugiej strony to zaledwie wierzchołek góry lodowej w kontekście zastosowań Virtual Data Room. Zapraszamy do lektury!

Virtual Data Room w skrócie 

Virtual Data Room to wirtualny pokój danych (więcej informacji znajdziemy na stronie firmy Fordata - https://fordata.pl/virtual-data-room/), czyli zabezpieczona cyfrowa przestrzeń, w której firmy mogą przechowywać poufne informacje i dokumenty, a także udostępniać je osobom, które uzyskały autoryzację. Taka platforma pozwala też kontrolować dostęp do informacji, śledzić aktywność użytkowników i w razie potrzeby błyskawicznie reagować na niebezpieczne sytuacje. 

Tradycyjne zastosowanie Virtual Data Room obejmowało obszary związane głównie z finansami i transakcjami biznesowymi. Mowa tutaj zwłaszcza o fuzjach i przejęciach (M&A), a także transakcjach na rynku kapitałowym, gdzie VDR służyło jako platforma do udostępniania informacji dla potencjalnych inwestorów, zainteresowanych akcjami lub obligacjami. 

Obecnie jednak zastosowanie VDR jest znacznie szersze, co ma związek ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi. Virtaul Data Room znajduje zastosowanie np. w transakcjach nieruchomościowych, usprawniając komunikację między deweloperami, sprzedawcami a nabywcami. VDR wykorzystuje się również przy przechowywaniu informacji medycznych czy tych związanych z patentami, ale równie często w procesach fundraisingu (pozyskiwania finansowania). 

Virtual Data Room — gdzie się wykorzystuje? 

VDR znajduje obecnie zastosowanie w bezpiecznym zarządzaniu dokumentacją w transakcjach sprzedażowych — w tym w projektach OZE, restrukturyzacji, akwizycjach i wielu innych projektach energetycznych. 

W sektorze energii odnawialnej prowadzone projekty zazwyczaj wymagają współpracy wielu podmiotów. VDR może służyć jako centrum zarządzania wrażliwymi dokumentami i informacjami dla różnych uczestników projektu, takich jak inwestorzy, dostawcy sprzętu, wykonawcy, konsultanci itd. VDR pozwala również na przechowywanie dokumentacji związanej z przetargami, umowami, specyfikacjami technicznymi i innymi istotnymi danymi, które mogą mieć wpływ na procesy negocjacyjne. 

W ramach działalności w sektorze OZE regularne audyty i inspekcje są istotne dla zapewnienia zgodności z przepisami i standardami. VDR umożliwia przechowywanie dokumentów potrzebnych do audytów oraz inspekcji, a także ułatwia współpracę z inspektorami poprzez udostępnianie informacji online. 

VDR wykorzystuje się również w projektach badawczo-rozwojowych, w sektorze farmaceutycznym i w badaniach klinicznych, w komunikacji zarządu lub rady nadzorczej, w prowadzeniu repozytorium danych wrażliwych czy w kancelariach prawnych.

Zalety Virtual Data Room

• Bezpieczeństwo danych — zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfrowanie, zapewniają ochronę danych przed naruszeniami. 
• Łatwy dostęp — dostęp do danych jest możliwy z dowolnego miejsca i urządzenia, co usprawnia współpracę na odległość. 
• Monitoring użytkowników — możliwość monitorowania aktywności użytkowników pozwala reagować na bieżąco na wszelkie zagrożenia, a także blokować dostęp w razie naruszenia zasad bezpieczeństwa.
• Efektywność — VDR skraca czas potrzebny na zapoznanie się z dokumentacją, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji. 
• Redukcja kosztów — VDR przyczynia się do wyeliminowania potrzeby drukowania papierowych dokumentów.